Нам казалось, что все вопросы по ЕГАИС были решены к 01.07.2016, когда началась регистрация розничных  продаж маркированного алкоголя. Но как показала практика выравнивания остатков в ЕГАИС и поддержания их в актуальном состоянии потребовало намного больше ресурсов, чем подтверждение входящих ТТН и организация розничных продаж.

Мы постоянно мониторим информацию по методологии ведения учёта в ЕГАИС и сформировали собственную методологию, и готовы ей поделиться.

О том как выравнивать остатки мы подробно написали в статье: "Остатки ЕГАИС, Равняйсь!!!"

А вот о том как их поддерживать в актуальном состоянии читайте ниже.

Терминология:

Регистр 1 (Склад): структурное подразделение в ЕГАИС, на который попадает остаток продукции после того, как мы подтверждаем входящую ТТН. Остатки ведутся в разрезе Справок 2 (бывшие Справки Б). Все возвраты поставщикам и передача продукции на другие обособленные подразделения делаются исключительно через регистр 1. Отрицательные остатки не разрешены.

Регистр 2 (Торговый зал):структурное подразделение в ЕГАИС, через который происходит розничная продажа. Остатки ведутся только в разрезе алкогольных наименований (алкогольных кодов). Служит исключительно для розничной продажи. Разрешены отрицательные остатки в течении операционного дня.

Движение по регистрам никаким образом не отражается в вашем товароучёте. Это внутренние структуры ЕГАИС.

Передавать продукцию между регистрами можно с помощью документа "Передача продукции".

Картинка

1. Передаём продукцию в регистр 2 (Торговый зал) только по продажам.

  Как мы знаем из методологии, представленной на сайте www.egais.ru если в торговом зале нет остатков продаваемой продукции, то происходит списание "в минус". "Минусы" разрешены, но должны быть убраны в течении операционного дня.

И так, есть два пути, которым можно следовать и вы вправе выбрать тот, который вам больше всего подходит:

1.1 Передача по приходу.

  Тут всё просто. Подтвердили  ТТН и, получив утвердительный ответ, передали продукцию в Торговый зал. На регистре 1 - пусто. Всё на регистре 2. И как бы голова не болит...
Но есть несколько минусов, которые портят всю "малину":

1. Есть определённые проблемы с возвратами на регистр 1 (мы этот вопрос подробно осветили в статье: "Возврат в ЕГАИС своими руками"). При передаче продукции нужно указать Справку 2 и выбрать её нужно вручную...
2. Явно не видны отрицательные остатки на Торговом зале. А они всё равно будут, даже если вы всё переместили со Склада...
3. Если что-то случится с БД Далиона (Не дай Бог), то вся информация по справкам 2 будет утерена: в ЕГАИС на регистре 2 они не хранятся. И восстанавливать их (если возникнет потребность) придётся через бумажные документы, а это или сложно, или невозможно!

1.2 Передача по продажам

  Тут чуть сложнее. Передавать продукцию по получении на Торговый зал сразу не нужно. Но, помня про отрицательные остатки и про то, что их нужно перекрывать в течение операционного дня, передавать продукцию будем периодически.

Алгоритм:

1. Запросили остатки Склада и Торгового склада. (Картинка)
2. Создали документ "Передача продукции". (Картинка)
3. Заполнили по продажам ЕГАИС. (Картинка)
   
4. Отправили в УТМ и дождались успешного подтверждения.  (Картинка)

Вроде всё просто, но есть один момент: Справка 2 не всегда может быть заполнена.
А причиной тому отсутствие остатка на Складе проданной продукции.
Причин может быть несколько:

1. Пересорт.
   
2. Некорректно выполнено выравнивание остатков.
3. Продали неподтверждённую продукцию.

Если последний пункт решается просто: подтвердили ТТН и выполнили изложенные выше алгоритм заново. То с остальными пунктами нужно разбираться отдельно и методы работы с ними тут рассматриваться не будут.

2. Немаркированная продукция (пиво, сидр, пуаре, медовуха).

  Если маркированная продукция списывается автоматически с регистра 2. То немаркированную нужно списывать в ручную. Списывать нужно также каждый день.
Списывать можно или каждый ОКС (Отчёт кассовой смены) отдельно, сформировав "Акт списания в ЕГАИС" на основании ОКС, или всё скопом, указав период.
Если используется концепция "Передача по приходу", то достаточно просто нажать кнопку "Отправить". И, если на Торговом зале остатков достаточно, то документ будет подтверждён.
Если используется концепция "Передача по продажам", то также необходимо сделать передачу продукции со Склада в Торговый зал, где необходимо проверить заполняемость Справок 2. Причины их отсутствия те же, что и на маркированой продукции.

---

Напоминаем, что перед любыми операциями с остатками мы рекомендуем запрашивать остатки Склада и Торгового зала. Также напоминаем, что остатки можно запросить только 1 раз в час.